上班族難免碰到必須撰寫英文電子郵件的時候，有時候簡單的一句話，要用英文寫出來就是得想個半天，常常一封信好像寫了一輩子！
其實，英文的商用 email 擁有許多固定格式跟句型，只要掌握好基本架構就能快速完成一封專業不失禮的英文商業書信！
本文幫你整理出職場上常用的三種情境下可以使用的英文 email 範例：
- 約時間
- 詢問進度
- 確認狀況
再給你各種場合都通用的常用英文書信例句，讓你看完這篇後，寫英文 email 都不用再煩惱啦！
商用英文 email 的基本架構
首先，先讓我們來複習一下商用英文書信的基本結構：
- 主旨（Subject line）
- 稱謂、寒暄問候（Salutation）
- 自我介紹（Self-introduction）
- 寫信的目的、內文（Object）
- 結尾（Ending remarks／Conclusion）
- 祝福語（Closing）
- 署名（Signature）
完整範例！約時間的英文 email
約見面、約會議、約到對方的公司拜訪…… 約時間想必是職場上最常見的情境之一了吧！
雖然最近常常直接在通訊軟體上解決，但遇到比較正式的場合還是可能要透過信件，來學學如何用英文 email 約時間吧！
歡迎會的邀請
Subject: Invitation to 3 October Party ___________________(主旨)
Dean Mrs. Smith, ___________________(稱謂)
I am writing to introduce myself and to invite you to your own welcome party. My name is Cindy Lin. I work in the section that you will join next month. I look forward to meeting you.
We will be holding a small party to welcome you to the team. Our plan is to hold it on the evening of 3 October. Please confirm with me by 20 September that this is convenient for you.
Time: 19:00-21:30 on 3 October
Place: Harbor Club ___________________(本文)
I am looking forward to your reply by 20 September.
See you next month. ___________________(結尾)
Best regards, ___________________(祝福語)
Cindy ___________________(署名)
約時間的實用英文
用信件決定特定日期的時候，可以先提出我方希望的時間帶，再詢問對方是否方便，能減少一來一往的時間消耗喔！
- Would you be available on (Date)?
（日期）你有空嗎？
- Could we fix a meeting anytime next week?
下週什麼時候方便開個會？
- Would it be possible to meet on (Date) at 〇〇?
（日期）能和你約在〇〇嗎？
- I would be grateful if you could indicate a convenient time to meet during this week.
請您在這週內回覆方便的時間。
如果對方提出的時間沒有空，可以使用以下句子婉拒，並繼續嘗試！
- We regret that we will not be available on the day you proposed. How about (Date)?
很抱歉我們無法配合您所提出的時間，改成（日期）的話可以嗎？
若想全權配合對方，可以說：
- Please would you indicate a suitable time and place to meet?
請您提出您方便見面的時間與地點。
用主旨提醒對方回信
因為是需要請對方回覆的內容，記得可以在主旨上就寫清楚，信件也比較不會被錯過喔！
以下提供幾個主旨的範例：
- Appointment request 拜訪申請
- Request for the Rescheduling 請求更改時間
- PRB 3 Oct – Team dinner at P Club this Sat (10/Oct) @8pm 小組聚餐邀請
PRB 是 Please respond by 的縮寫，也就是「請在～前回信」
其他活用法還能以數字取代日期：
- PR+1 請在明天以前回信
- PR+7 請在這週內回信
- PR=30 請在這個月內回信
完整範例！如何用英文 email 詢問進度
職場上充滿了各種大大小小的死線，有時候一忙起來就會擱置一些比較不那麼緊急的項目，但身為當事人也許會很心急，該如何用英文信提醒對方該處理自己的事了呢？
詢問對方的後續處理
Subject: Response Needed: regarding invoice ___________________(主旨)
Hi Jassie, ___________________(稱謂)
I would like to follow up on an invoice I emailed on 5 Mar. I haven’t received the payment yet, so I wanted to ensure the email isn’t lost somewhere in depths of cyberspace. Would you please check to see if the accounts payable department has received it? I’ll be happy to resend if necessary. ___________________(本文)
I would be grateful for your prompt reply. ___________________(結尾)
Best regards, ___________________(祝福語)
Kate Evans ___________________(署名)
詢問專案/工作進度的實用英文
- How it the progress of 〇〇〇?
請問 〇〇〇 的進展如何？
- Do you have any update on 〇〇〇?
有關於 〇〇〇 的最新消息嗎？
- I would appreciate it if you would send the files as soon as possible.
希望您可以儘快將檔案寄給我。
- Please submit the invoice by Friday.
請在週五前將發票寄來。
- We need the information urgently.
我們亟需這項資訊。
- I would be grateful if you could reply to me.
希望您可以回覆我。
用主旨強調事情的急迫性
可以看到上面的例文，在主旨上用了「Response Needed:」提醒對方記得回信，若是緊急狀況，想吸引收信者注意的話，也可以改用「Urgent: 」喔！
完整範例！寫英文 email 確認狀況
確認訂單是否受理
Subject: Confirmation of order for G-050 ___________________(主旨)
Dear Customer Support: ___________________(稱謂)
I would like to confirm the order I made yesterday.
Product name: Eco-Light Bulbs
Product number: G-050
Quantity: 200 ___________________(本文)
Please let me know if my order has been received properly. ________________(結尾)
Best regards, ___________________(祝福語)
Larry King ___________________(署名)
確認狀況的實用英文
- I would like to confirm the details about the event.
我想確認活動細節。
- Please let us know if you can participate in the farewell party.
請告知是否出席送別會。
- This is to confirm the schedule of the meeting.
這封信是想確認會議的議程。
- I would like to confirm if free Wi-Fi is available at your hotel.
我想確認貴旅館是否提供免費無線網路。
用主旨表明來意
以下提供幾個確認狀況時實用的主旨，[ ] 內的單字可隨情況自行變更喔！
- Confirmation of Your [ Order ] 已確認你的訂單
- Confirming [ Online Meeting Details ] 確認線上會議的細節
- Confirmation for [ Meeting ] on [ July 29th ] 確認 7 月 29 日的會議
常用英文書信例句大公開
問候
- How are things with you? It’s been a long time since the last meeting. I hope you are doing all right.
最近還好嗎？自從上次開完會已經過了很久，我希望您一切都好。
- How’s it going with you? It’s been a long time since our last email. I hope everything’s okay.
您好嗎？自從上次通信以來已經很久了。我希望您事事順利。
目的
- The purpose of my email is to discuss some urgent issues.
我來信的目的是想討論一些緊急議題。
- I’m emailing you to ask for your help.
我來信是想請求您幫忙。
確認
- I’d like to confirm my order.
我想確認我的訂單。
- I’m emailing you to confirm the details of our meeting.
我來信是想跟您確認會議的細節。
詢問
- I’d like to inquire about the types of products available.
我想詢問可購買的產品種類。
- I’m writing to inquire about the product you mentioned to us at the time.
我想詢問上次您提到的產品。
關於
- With regard to the cost, we should talk about it later.
關於費用內容，我們之後還需要再討論。
- Thank you for your email yesterday concerning the error in the program.
謝謝您昨天的來信告知程式錯誤。
回覆
- I’m writing in response to your inquiry about the latest products.
這封信是關於您對於最新產品的詢問。
- In response to your request, we can offer a 20 percent volume discount.
回覆您的要求：我們可以提供 20% 的大量採購優惠。
請求
- Please let me know your opinion about my proposal.
關於我的提案，請讓我知道您的想法。
- Please reply when you have the schedule.
當您確定行程的時候請回覆。
希望
- If you have any questions, please feel free to contact me.
如有任何問題，請隨時連絡我。
- Don’t hesitate to get back to me if you need any more information.
如您需要更多訊息，歡迎回電給我。
附加檔案
- I have attached our price list.
已隨信附上我們的價格表。
- Attached are copies of the invoice.
附件是發票副本。
收尾
- Please contact me at extension 2819.
請撥打分機 2819 聯絡我。
- Thank you for your help.
感謝您的幫忙。
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