英文商業書信不知從何下手？在職場上總因英語不好使你有志難伸？想要寫好一篇英文商業書信並不難，只要確實掌握撰寫要點並設立清晰的架構，你也可以順利完成一封專業的英文商業書信！此篇將介紹英文書信格式、英文商業書信應具備的 4 個重點，以及英文書信開頭及英文書信結尾範例，並和你分享 5 句實用的英文書信用語，幫助你快速升級英語能力，盡情展現你的專業職場力。
專業英文商業書信應具備的 4 個重點整理
撰寫商業書信是現今必備的基本職場能力，究竟好的商業書信有哪些要素？撰寫時該注意什麼？現在就和你分享專業商業書信應具備的4個重點：
1.言簡意賅
用詞精準、立意明確是商業信件的重要特質，因此在撰寫商業信件時，應避開與問題無關的內容及冗詞贅字，禮貌而清晰的表達即可。
2.考慮周全
撰寫書信前，應確認溝通對象的身分，選擇合適的稱謂避免造成尷尬。撰寫完成後，也應再次閱讀並換位思考收信者展信時可能出現的疑慮，再次修正並強化論述不清楚之處，方能確實傳達旨意。
3.語彙通俗
過度拗口的文字、專業性過高的詞彙，除了增加閱讀的困難性，也容易讓人誤解信件內容。信件不如與人當面談話般能夠即時進行解釋，因此使用普遍性高的語彙，能使溝通過程更順利，讓對方輕鬆理解。
4.語氣親切
書信、電子郵件克服了時空限制，能立即向他人傳達重要事項，卻也少了面對面交談的溫度與語氣起伏。因此，若能在信件中多使用帶有親切感且恰當的用詞，能讓信件讀起來更加友善與人性化，使雙方合作更加愉快和順利。
英文信該怎麼寫？基本英文書信格式介紹
英文書信的基本格式由主旨、開頭、內文、結尾 4 大部分組成，只要掌握架構並多加練習，相信很快就能輕鬆寫出得體的英文商業書信，使你的專業能力更加分，接下來將分享英文的書信格式介紹：
英文書信格式 1：主旨
主旨是帶領收件者掌握信件目的的關鍵，若能在精簡明瞭的主旨中融入涵蓋內文的關鍵字，能讓人立即明白此信來意進而評估展信的優先順序，同時能讓收件人在後續回覆時更便於搜尋。
英文書信格式 2：開頭
英文書信的開頭常會寫上收件者的稱謂並搭配如「Dear」」或是「Hi」作為友善問候，這些詞語的使用時機與寫信目的、收信者的熟識程度、輩份差異有關，需依信件內容和收件人身分挑選合宜的詞彙。舉例來說，對方若是上司，使用 Dear 搭配 Mr. 或 Ms. 是最安全的寫法，加上稱謂會更加正式；若收件人是熟識的同事或朋友，則可在 Dear 後直接寫上對方的名字，或是選擇其他更輕鬆的詞彙作為信件開頭。
英文書信格式 3：內文
簡潔清晰的內文版面，能帶給收件者更好的印象，因此撰寫書信內文時，各段文字之間可以善用「空行」做出區隔，讓信件排版看起來更舒適、清楚。此外，撰寫商業信件的內容時，建議在禮貌簡短的問候之後，開門見山點出來信的目的。
英文書信格式 4：結尾
英文書信的結尾和中文書信類似，多是放上表達感謝、祝福的用語為內容收尾，如常見的「Best regards,」或「Sincerely,」。除了以上兩種用法，也可以依據信件目的、對象，搭配不同的說詞或是加註希望對方留意的內容，使信件發揮最大的功用，下段將和你分享更多書信結尾的用法，一起看下去吧！
英文書信開頭及英文書信結尾的範例
英文書信開頭範例
英文書信的開頭通常是以稱謂語作為問候，接著在進入內文前告知收信人此信的重點或目的。開頭稱謂語依信件性質以及收件者身分而有不同的寫法，表明目的的句型則以回信、主動寫信，分別有著不同的表達方式。
英文書信開頭稱謂語：
| 開頭稱謂語範例 | |
| 正式用法 |
|
| 非正式用法 |
|
英文書信開頭表明目的的句型：
| 表明目的的句型 | |
| 主動寫信 | I am writing to inquire … （這封信想詢問 …） I am writing in reference to … （這封信是關於 …） |
| 回信 | Thank you for reaching out to us regarding … （感謝您主動聯絡我們關於 …） |
英文書信結尾範例
信件內文的最後常會感謝收信人或解釋接下來要做些什麼，並附上如同中文信件中「敬上」、「上」的結尾敬語，英文信件中的結尾用語也有較為正式和非正式的區別：
英文書信結尾常用句型：
| 結尾常用句型 | |
| 用於表達感謝之意 | Thank you for your time and consideration. （感謝您寶貴的時間。） |
| 用於提醒收件人閱信後的注意事項 | I look forward to hearing from you. （很期待能收到您的回覆。） |
英文書信結尾敬語：
| 結尾敬語 | |
| 正式用法 | Sincerely, Yours truly, Warm wishes, Sincerely yours, Respectfully yours, |
| 非正式用法 | Best, Warmly, Regards, Take care, Best wishes, |
道地英文信件怎麼寫？5 句實用的英文書信用語分享
搞懂了英文書信格式，卻總是寫不出自然、流暢的內容？不妨參考以下5句英文書信用語並試著放入你的英文商業書信中，一起看看吧！
用於信件開頭：I am writing to let you know that + 告知事項
想讓信件更一目了然，可以將此句放於開頭，直接將目的清楚陳述，不僅節省閱讀時間，也能讓收件人不必於閱讀全文後再費心整理信中要傳達的重點。
用於宣布好消息：I’m delighted to tell you that…
不論發送錄取信件或是提案通過的通知信，都可以使用這句話來帶出，讓對方能夠立即確認消息，同時間接表達祝賀之意。
用於表示歉意：My apologies for + 道歉的理由
若想為了遲回信件表示歉意，或是需委婉表達拒絕之意時，可以透過此句清楚、禮貌的說出，例如：My apologies for not responding in time.，相信對方也能接收到你的心意和誠意。
用於結尾提醒：Please feel free to contact me if you have any questions.
在信件的結尾，不妨放上這個句子，除了明確給予對方方便諮詢的管道，也是展現親切與友善的方法。
用於問候語表達關心：I hope you are keeping well.
此句適合用於聯繫較頻繁的對象，置於開頭或結尾用以傳達關切之意。相較上面幾句，屬較輕鬆的用法，在商業上的書信往來，適度放入親切的問候也是相當加分的用法。
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看完以上介紹，你是否也對撰寫英文商業書信更有概念了？寫出專業又得體的英文書信除了需熟悉英文書信的基本格式，撰寫過程也要留意是否選用合宜的用詞。Winning+ 有專為職場上班族設計的商務英語課程 ，課堂中具備商務 email、英文簡報、情境式職場實用對話等相關內容，幫助你完整掌握辦公室必備詞彙和用法，讓英語不再成為你的絆腳石。
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