無論是想應徵外商公司、在國外求職,或是想出國留學、打工度假,學會怎麼用英文寫信都是必備的技能!就像中文書信一樣,英文書信也有許多格式、規矩,現在學會這些規則,要用時就不怕不知道怎麼寫了!
英文寫信有分成書信和電子郵件,格式也有分成正式(formal)和非正式(informal)。舉例來說,正式就像是商用書信,寫給老闆、客戶、教授等,而非正式的就是寫給家人、朋友的。今天要教大家的是萬用格式,無論是書信或是電子郵件都可以用上喔!
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ToggleBegin with a greeting 開頭問候
英文信件的第一個字是開頭稱呼(salutations and greetings),常見的有:
- Dear
Dear 是最常見的也最萬用的,雖然直翻中文「親愛的」好像有點裝熟,但這裡 Dear 是個較正式的打招呼法,像是「親愛的用戶」、「親愛的會員」,適用於所有對象。
- Dear Sir or Madam
Dear Sir or Madam 是用在「不知道收信者姓名」的情況下,比如說在申請國外大學時要寄件給學校招生辦公室 (admission office),這時候開頭就可以用 Dear Sir or Madam。
- To whom it may concern
也是用在不清楚收件者姓名的情況下
- Hi
這是較輕鬆的說法,通常用在熟識的對象,也可以說 Hello/ Hey,對象多人時可以說 Hey folks/ Hey guys
Say thank you 說謝謝
如果是正在回覆客戶的詢問,我們可以寫 “Thank you for contacting XXX Company.” ; 如果是有人回覆了而我們要再一次的回信,可以寫 “Thanks for getting back to me.”,“Thank you for your prompt reply.” 重要的是以積極、禮貌的態度開始一封郵件,讓收信者(recipient)有良好的第一印象。
State your purpose 信件目的
這邊開始就是整封信的 body,也就是寫信的原因,開頭可以寫 “I am writing in reference to …”
以下介紹一些在英文信件中常見的縮寫:
- asap = as soon as possible 盡快
- RSVP = please reply 請回覆
- cc = carbon copy 副本
- bcc = blind carbon copy 密件副本
Add a closing lines 結論語句
在結束整封信件之前,有一句的結論語句,例如:
“ I look forward to hearing from you” 期待您的消息
“ Thank you for your patience and cooperation” 謝謝您的耐心和合作
“ Once again, I apologize for the inconvenience” 很抱歉造成您的不便
End with a closing 結尾用語
就像中文的「敬上」、「敬啟」,英文信件的最後一步也是結尾用語,例如:
- Sincerely yours,
- Faithfully yours, ➡用在不知道收件人姓名的情況
- Respectfully yours, ➡非常正式,通常是正式的商業書信用途
*在英式英語中,會將 Yours 的順序相反:Yours sincerely, / Yours faithfully, / Yours respectfully
- Best regards, / Kind regards, / Warm regards,
稍微不正式一點的用法(用在朋友、家人之間)
- Best wishes, / Best, / Regards, / Cheers, / Take care / Love, / Peace,
是不是覺得有點複雜呢?接下來就提供兩個我自己奉為中心思想的寫英文信件訣竅給大家:
- Informal or Formal? 正式還是非正式?
幾乎所有的 greetings、closings 都和與收件者的關係是正式的或非正式的有關。確立好自己和收件者的關係是哪一種後,要套用哪個詞彙就不成問題啦!
- Be clear and precise 清楚、明確的邏輯
無論想用信件傳遞的內容有多複雜,都要有個清楚的邏輯與連貫性。將內容分段、適時地使用 “I am writing to you regarding… “、 “I am contacting you because …” 等標註重點的句子、簡明扼要的講重點,都能讓收信者讀信更輕鬆。
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