英文書信怎麼寫?求職留學必學技能!

求職留學英文書信

無論是想應徵外商公司、在國外求職,或是想出國留學、打工度假,學會怎麼用英文寫信都是必備的技能!就像中文書信一樣,英文書信也有許多格式、規矩,現在學會這些規則,要用時就不怕不知道怎麼寫了!

英文書信怎麼寫?英文書信撰寫技巧注意事項

英文寫信有分成書信電子郵件,格式也有分成正式(formal)非正式(informal)。舉例來說,正式就像是商用書信,寫給老闆、客戶、教授等,而非正式的就是寫給家人、朋友的。今天要教大家的是萬用格式,無論是書信或是電子郵件都可以用上喔!

 

  1. Begin with a greeting 開頭問候

英文信件的第一個字是開頭稱呼(salutations and greetings),常見的有:

  • Dear

Dear是最常見的也最萬用的,雖然直翻中文「親愛的」好像有點裝熟,但這裡Dear是個較正式的打招呼法,像是「親愛的用戶」、「親愛的會員」,適用於所有對象。

  • Dear Sir or Madam

Dear Sir or Madam是用在「不知道收信者姓名」的情況下,比如說在申請國外大學時要寄件給學校招生辦公室 (admission office),這時候開頭就可以用Dear Sir or Madam。

  • To whom it may concern

也是用在不清楚收件者姓名的情況下

  • Hi

這是較輕鬆的說法,通常用在熟識的對象,也可以說Hello/ Hey,對象多人時可以說Hey folks/ Hey guys

 

  1. Say thank you 說謝謝

如果是正在回覆客戶的詢問,我們可以寫 “Thank you for contacting XXX Company” ; 如果是有人回覆了而我們要再一次的回信,可以寫 “Thanks for getting back to me”,“Thank you for your prompt reply”. 重要的是以積極、禮貌的態度開始一封郵件,讓收信者(recipient)有良好的第一印象。

 

  1. State your purpose 信件目的

這邊開始就是整封信的body,也就是寫信的原因,開頭可以寫 “I am writing in reference to …

以下介紹一些在英文信件中常見的縮寫:

  • asap = as soon as possible 盡快
  • RSVP = please reply 請回覆
  • cc = carbon copy 副本
  • bcc = blind carbon copy 密件副本

 

  1. Add a closing lines 結論語句

在結束整封信件之前,有一句的結論語句,例如:

I look forward to hearing from you期待您的消息

Thank you for your patience and cooperation謝謝您的耐心和合作

Once again,I apologize for the inconvenience很抱歉造成您的不便

 

  1. End with a closing 結尾用語

就像中文的「敬上」、「敬啟」,英文信件的最後一步也是結尾用語,例如:

  • Sincerely yours,
  • Faithfully yours, ➡用在不知道收件人姓名的情況
  • Respectfully yours, ➡非常正式,通常是正式的商業書信用途

*在英式英語中,會將Yours的順序相反: Yours sincerely/ Yours faithfully,/ Yours respectfully

  • Best regards,/ Kind regards,/ Warm regards

稍微不正式一點的用法

  • Best wishes,/ Best,/ Regards,/ Cheers,/ Take care,/ Love,/ Peace

不正式的用法,用在朋友、家人之間

 

英文書信重點訣竅

是不是覺得有點複雜呢?接下來就提供兩個我自己奉為中心思想的寫英文信件訣竅給大家:

  • Informal or Formal? 正式還是非正式?

幾乎所有的greetings,closings 都和與收件者的關係是正式的或非正式的有關。確立好自己和收件者的關係是哪一種後,要套用哪個詞彙就不成問題啦!

  • Be clear and precise 清楚、明確的邏輯

無論想用信件傳遞的內容有多複雜,都要有個清楚的邏輯與連貫性。將內容分段、適時地使用 “I am writing to you regarding… “、 “I am contacting you because …” 等標註重點的句子、簡明扼要的講重點,都能讓收信者讀信更輕鬆。

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